1 Rekisterinpitäjä
SYSMÄN SANOMAT OY/LÄHILEHTI
SYSMÄNTIE 16, 19700 SYSMÄ
(03) 8777 60
ilmoitukset@lahilehti.com
(jäljempänä ”me”)
2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Marttiina Lallukka
Sysmäntie 16, 19700 SYSMÄ
0400 604504
marttiina.lallukka@lahilehti.com
3 Rekisterin nimi
ASIAKASREKISTERI
4 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella tai sopimuksen täytäntöönpaneminen tai suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen. Lähilehden sisältöä kehitetään. Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa juttuideoiden pyytäminen lukijoilta sekä lehden taitton kehittäminen yhä enemmän lukijaystävälliseksi.
- sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
- asiakassuhteemme hoitaminen,
- tapahtumien järjestäminen
- sähköinen suoramarkkinointi,
- mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa
5 Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero, *käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste,
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten *sähköpostiosoite, *puhelinnumero, *osoitetiedot;
- yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot;
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
- tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot.
- asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot; nimi, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste.
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten esimerkiksi rekisteröidyn entiset nimet.
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.
6 Mistä saamme tietoja?
Lähilehti saa tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteellasovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
7 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle?
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.
Lehden toimitus tilaajille: Asiakaslista toimitetaan Jakelusepät Oy:lle ja Posti Oyj:lle sekä Lehtisepät Oy:lle.
Lehti painetaan Lehtisepät Oy:llä, jossa lehden sivuun painetaan tilaajan yhteystiedot (nimi&osoite).
Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään asiakassuhteen ajan. Kirjanpitolain mukaan laskuja on säilytettävä 6 vuotta. Myös henkilötiedot säilytetään näin ollen yhtä pitkän aikaa.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
9 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on pääsy itselläsi tietoihisi, voit muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10 Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11 Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.
Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.